Какой формат выбрать, чтобы файл открылся у получателя
Короткий разбор: что отправлять вместо экзотических форматов, когда уместен PDF, когда обычная картинка и почему архив иногда хуже, чем несколько вложений.
Файл, который не открылся у получателя, — это не его проблема с программами, а ваша с выбором формата. Правило простое: отправляют то, что откроется без установки чего-либо, а не то, в чём удобно работать самому.
Документы
Для отправки «наружу» — PDF. Вёрстка зафиксирована, шрифты внутри файла, документ выглядит одинаково на чужом компьютере, телефоне и принтере. Word и Excel уместны только тогда, когда получатель будет править файл: в остальных случаях вы отдаёте ему возможность случайно сдвинуть таблицу.
Обратное тоже верно: не просите присылать PDF, если собираетесь дописывать текст. Разбор PDF обратно в документ всегда приблизителен, и правки обойдутся дороже, чем просьба прислать исходник.
Изображения
Фотографии — JPG. Он открывается везде, включая старые устройства и почтовые клиенты. Скриншоты, схемы и картинки с текстом — PNG: у них резкие границы, и сжатие с потерями оставляет на буквах заметный ореол.
Снимки с iPhone в HEIC и картинки в WebP лучше не отправлять людям, о чьих устройствах вы ничего не знаете: оба формата экономят место, но регулярно не открываются в чужих программах. Перед отправкой их проще перевести в JPG.
Несколько файлов
Три-четыре документа отправляют вложениями по отдельности: получателю не придётся ничего распаковывать, а почтовый клиент покажет их прямо в письме. Архив имеет смысл, когда файлов действительно много или важна структура папок, — и тогда это ZIP, который открывается штатными средствами любой системы. RAR и 7Z оставьте для себя.
Отдельный случай — сканы и фотографии документов. Их отправляют не десятком картинок, а одним PDF: так проще и получателю, и вам, когда придётся ссылаться на «страницу три».
Видео и звук
Видео — MP4, звук — MP3 или M4A. Это не лучшие форматы по качеству, но у них есть свойство важнее: они играют везде, без кодеков и плееров. Экзотический контейнер с редким кодеком гарантированно вызовет ответное письмо «у меня чёрный экран».